Hou jij van plannen en organiseren? Zit dienstverlening in je bloed en kun je goed werken onder tijdsdruk? Zie jij het als een uitdaging om de burgemeester te ontzorgen en zijn dag soepel te laten verlopen? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Bestuurssecretaresse (m/v)
Wat ga je doen
Geen dag is hetzelfde in deze uitdagende baan. Ad hoc werken, structureren, snel schakelen en doorvragen naar de kern van de zaak zijn voor jou vanzelfsprekend. Flexibiliteit en inlevingsvermogen zijn hierbij onmisbaar. Jij zorgt ervoor dat de burgemeester en de wethouder blind op hun agenda kunnen vertrouwen en dat de stukken die ze nodig hebben op tijd (digitaal) klaarliggen. Je denkt vooruit, neemt initiatief en draait je hand niet om voor spoedklussen die tussendoor komen. In hectische tijden houdt jij het hoofd koel en ben je in staat te prioriteren en rustmomenten te creëren in de agenda’s. Je kijkt naar de actuele behoefte en past daarop de gemaakte planning aan. Je bent zorgvuldig, stressbestendig, integer en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
Je hebt onder andere de volgende taken:
Hoe ziet je werkdag eruit?
Je begint je werkdag met het doornemen van de agenda met de burgemeester onder het genot van een kopje koffie. Je weet precies wat je moet vragen om verder te kunnen met het plannen van de afspraken in zijn agenda. Daarna scan je de mailbox en beantwoordt de belangrijke mails eerst. Je belt met een aantal contactpersonen om overleggen in te plannen en reserveert een auto voor afspraken buiten de deur. Je zorgt dat er een relatiegeschenk en de ambtsketen klaarliggen voor het bezoek van de burgemeester aan het jubilerend echtpaar. Na de lunch verzamel je de agendapunten voor het beleidsoverleg en zet de bijbehorende stukken alvast in Ibabs. Tussendoor handel je wat telefoontjes af, haalt bezoek voor burgemeester op bij de receptie en verwerk je ingekomen mails. Aan het eind van de werkdag loop je de agenda van de wethouder voor de rest van de week door en checkt of alle stukken voor de overleggen klaarliggen.
Wie je bent
Werken bij Houten
Werken bij Houten betekent werken aan de maatschappelijke vraagstukken van vandaag en morgen. Bij ons kun je echt het verschil maken voor onze inwoners, partners en ondernemers. Jij draagt eraan bij dat zij op een fijne manier kunnen wonen, werken en leven in onze gemeente. En dat doe je niet alleen, maar samen met 400 collega’s. Collega’s die jou helpen en voor je klaar staan. Je krijgt bij ons de kans om jouw talenten verder te ontwikkelen, door veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte om zelf invulling te geven aan jouw werkzaamheden. Wil jij bouwen aan jouw toekomst en die van Houten? Je bent van harte welkom!
In welk team kom je terecht
Je bent vast nieuwsgierig wie jouw nieuwe collega’s worden in deze functie. Als bestuurssecretaresse maak je onderdeel uit van een team van drie bestuurssecretaresses en twee directiesecretaresses (cluster bestuursondersteuning). Jullie werken onderling nauw samen voor een soepel verloop en vervangen elkaar tijdens vakanties en ziekte. Samen zorgen jullie voor de planning en onderlinge bezetting zodat het bestuurssecretariaat 5 dagen per week bezet is. Het cluster valt onder het team Advies & Ondersteuning. Naast Bestuursondersteuning bestaat het team uit de vakgroepen Juridische Zaken, Communicatie, Veilig, Bestuursadviseurs, Kabinetszaken en Onderzoek & Statistiek.
Dit bieden we je
Enthousiast geworden?
Dan wil je vast solliciteren. Vul het digitale formulier in en solliciteer met een motivatiebrief en recent cv. Je kunt solliciteren tot en met zondag 8 oktober 2023. Vermeld bij je sollicitatie het vacaturenummer 2023-053-AO.
Wil je meer weten over de functie? Bel, app of mail met Esther ter Horst, teammanager A&O via 06 29287587 of esther.ter.horst@houten.nl.
Verwachten wij dat we een goede match zijn, dan nodigen we jou uit voor een gesprek op maandagmiddag 23 oktober 2023. Wij zien je sollicitatie met interesse tegemoet!
Integriteit vinden we belangrijk. We vragen je daarom een VOG aan te leveren bij indiensttreding.
Acquisitie stellen we niet op prijs. Delen van deze vacature in je netwerk wel.
