Functie omschrijving
Ga jij graag open en zorgvuldig te werk, bouw jij makkelijk betekenisvolle relaties op en sta je bekend om jouw ongeëvenaarde planning? Als bestuurssecretaresse ondersteun jij burgemeester, wethouders en directie en ben jij de schakel tussen de bestuurders, interne collega’s, inwoners en ondernemers. In deze veelzijdige functie is geen dag hetzelfde. Ben jij die gedreven, zelfstandige persoon en sta je stevig in je schoenen? Lees dan snel verder!
Jouw werkdag
Na je eerste kop koffie en het begroeten van je collega’s en de bestuurders, begin je met het opstarten van je mailbox. Je vraagt je af wat deze nieuwe dag je zal gaan brengen. Na het doornemen van de mail, beantwoord je tussendoor nog een paar telefoontjes van inwoners of collega’s die graag in contact komen met de burgemeester of wethouders.
Je plant een aantal afspraken in, en houdt de agenda van je bestuurders nauwgezet in de gaten en controleert of alles soepel verloopt. Met gevoel voor de verschillende belangen organiseer en stroomlijn je de gebeurtenissen van de dag en creëer je overzicht in wat er moet gebeuren zowel voor jezelf als de bestuurders. Tussendoor loopt er af en toe een collega / beleidsadviseur langs die graag met je overlegt hoe hij/zij iets bij de wethouder onder de aandacht kan brengen. Je helpt hem/haar op weg en denkt graag mee in het proces.
De wethouder heeft ook representatieve verplichtingen en je regelt nog snel een bos bloemen of een relatiegeschenk.
Na je lunchpauze neem je de agenda’s van de komende week door om alle ontbrekende vergaderstukken op te vragen bij de organisator. Altijd fijn als de bestuurder zich op tijd kan voorbereiden op een overleg. De vergaderstukken ook meteen maar doorsturen naar de beleidsafdeling om de wethouder van een gedegen advies te kunnen voorzien.
Je wordt gebeld door het Klant Contact Center dat er een bezoeker aan de balie staat die een afspraak met de wethouder heeft. Je loopt naar de ontvangstruimte en heet de bezoeker van harte welkom. Vervolgens begeleid je hem / haar naar de door jou gereserveerde spreekruimte en zorgt, indien gewenst voor een warme kop koffie of thee. Het persoonlijke contact met inwoners / bezoekers is een leuk onderdeel van je werkzaamheden. Zo hoor je allerlei verhalen en wat de inwoners beweegt om naar de gemeente te komen.
Voordat je naar huis gaat kijk je of alle openstaande taken voor deze dag zijn weggewerkt en loop je met een tevreden gevoel het gemeentehuis uit. Op naar een nieuwe dag, waarvan je nooit van tevoren weet hoe deze gaat verlopen.
Wie jij bent
- Je bent open en transparant: what you see is what you get
- Je bent communicatief sterk en komt je afspraken na
- Je werkt graag nauw samen in een klein, betrokken team
- Je bent flexibel, punctueel en houdt het overzicht
- Je bent een ster in plannen en organiseren
- Je bent integer, met een sterk gevoel voor politieke verhoudingen en gevoeligheden
- Je staat stevig in je schoenen en bouwt makkelijk een vertrouwensband op
- Je weet precies hoe je moet omgaan met onverwachte ontwikkelingen op ambtelijk en politiek niveau
Jouw verantwoordelijkheden - Je voert complex agendabeheer uit voor burgemeester en de bestuurders
- Je plant en bewaakt de afspraken en zorgt voor de juiste prioriteitstelling
- Je coördineert en bewaakt representatieve activiteiten
- Je verwerkt en bewaakt binnenkomende e-mails, telefoon en fysieke post
- Je ondersteunt de bestuurders bij de voorbereiding van overleggen. Jij zorgt ervoor dat stukken op tijd worden aangeleverd en plant en organiseert bijeenkomsten
- Je bent een verbindende schakel tussen de bestuurders en de collega’s binnen de organisatie
Wat wij van je vragen - Je hebt minimaal een mbo denk- en werkniveau
- Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling
- Je hebt aantoonbare ervaring als secretaresse
- Je bent digitaal vaardig. Je maakt je nieuwe systemen snel eigen en weet anderen hierin mee te nemen
- Je bent sociaal vaardig en kunt goed schakelen tussen mensen met een verschillende achtergrond
- Je bent flexibel in je ureninzet, in drukke perioden ben je bereid om je extra in te zetten
Wat wij je bieden
Salaris en voorwaarden - Een jaarcontract voor 36 uur per week. Zijn we blij met elkaar? Dan krijg je na dit jaar een vast contract
- Afhankelijk van je opleiding en werkervaring is je salaris maximaal € 3.301 per maand bij een 36-urige werkweek (schaal 7, conform de CAO Gemeenten)
- Reiskostenvergoeding voor auto, fiets of lopen én een vergoeding voor het thuiswerken. Reis je met het OV dan krijg je 100% vergoed
- Een vergoeding voor thuiswerken van € 2 netto per dag
- Een Individueel Keuze Budget (IKB) van in totaal 18,65% (inclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering) je naar eigen keuze kunt inzetten. Zo kun je dit budget maandelijks laten uitbetalen of inzetten voor extra verlof, een sportabonnement of een nieuwe fiets
Nog meer pluspunten - Waardevol werk met maatschappelijke betekenis in het Gooi. Jij maakt het verschil voor onze inwoners, ondernemers en partners!
- Een sociale werkomgeving met betrokken en hartelijke collega’s. Je bent in onze organisatie geen cijfer, maar een mens!
- Je krijgt veel vrijheid en verantwoordelijkheid om je eigen werkzaamheden vorm te geven en de regie te pakken. Zo kun jij eigen successen boeken.
- Uitgebreide opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden via onze Gooise Meren Academie, want we vinden het belangrijk om jou te blijven stimuleren en te laten ontwikkelen
- Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zoals betaald ouderschapsverlof, een goede reiskostenvergoeding en een thuiswerkvergoeding
- Hybride werken wordt binnen onze gemeente goed gefaciliteerd. De organisatie zorgt ervoor dat jij goed, flexibel en met plezier je werk vanuit huis en/of kantoor kunt doen
Over het team Bestuurssecretariaat Als bestuurssecretaresse maak je onderdeel uit van het team ondersteuning Bedrijfsvoering. Dit team bestaat uit bestuurssecretaresses, een directiesecretaresse, medewerkers bestuurlijke besluitvorming/representatie, afdelingsondersteuners en medewerkers bedrijfsvoering en beslaat in totaal 10 personen.
Het team maakt deel uit van de afdeling Bestuurs- en Management Ondersteuning (BMO), welke bestaat uit de volgende 6 teams:
- Communicatie
- Personeel & Organisatie
- Ondersteuning Bedrijfsvoering
- Openbare Orde en Veiligheid
- Bestuurlijk-Juridische Zaken
- Team Continu Verbeteren
Ja, ik wil solliciteren! Ben je enthousiast geworden? Stuur dan uiterlijk 8 maart 2023 je CV met een korte motivatiebrief naar ons toe via het online sollicitatieformulier. De gesprekken vinden plaats op 13 maart en 16 maart 2023.
Het opvragen van een referentie kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Het opvragen van een VOG is een vast onderdeel van de selectieprocedure. Gooise Meren is een inclusieve werkgever. Wij streven naar een diverse organisatie en creëren een cultuur waar medewerkers zichzelf kunnen zijn.
Deze vacature staat tegelijk intern en extern uit. Interne kandidaten krijgen bij gelijke geschiktheid voorrang.
Vragen Stel je vragen over deze functie aan Diana Koree (Teamleider Ondersteuning Bedrijfsvoering), telefoon 06 25 68 84 69.
Solliciteer
