Recordsmanager

Functie omschrijving

Organisatie
Met ruim 155.000 inwoners behoort Zaanstad tot de 20 grootste gemeenten van Nederland. Wij zijn zowel regionaal als landelijk een relevante speler. Werken bij Zaanstad is werken in een inspirerende omgeving. Zaanstad daagt je uit! Om het beste uit jezelf te halen, om te groeien. Ga jij die uitdaging aan?
 
De afdeling en het team
De afdeling DIV is de afgelopen jaren opnieuw opgezet. Wij werken binnen ons groeiende team op een prettige humorvolle manier samen en we helpen elkaar graag. Het adviseren over en het bewaken van de kwaliteit van de informatiehuishouding staan nu centraal in de werkzaamheden van de afdeling. De 6 recordmedewerkers zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de registratie en daardoor ook de archivering van informatie. De 3 (en in de nabije toekomst 4) recordsmanagers houden zich o.a. bezig met de inrichting en implementatie van M365 en adviseren afdelingen over goed gebruik van informatie.  De vierde recordsmanager krijgt naast deze taken als speerpunt het vernietigen en overbrengen van archief. Samen met de recordsmedewerkers ga je door te vernietigen en over te brengen de kwaliteit van het informatiebeheer verbeteren. Je krijgt te maken met zowel papieren, als digitale en hybride archieven. De recordsmanagers gaan op zoek naar praktische oplossingen om hiermee om te gaan. Voor eventuele inhoudelijke vragen is er een informatieadviseur beschikbaar en zijn de lijnen met het Gemeentearchief Zaanstad kort.



Functiebeschrijving
Ben jij graag ambassadeur voor informatievoorziening binnen Zaanstad en richt jij de processen zo in, dat stukken altijd teruggevonden worden?

De afdeling DIV is volop in ontwikkeling! Voor jou een mooie kans om toekomstbestendige processen in te richten. Zo kunnen we het archief nu en in de toekomst volgens wet- en regelgeving beheren. Jij zorgt voor de inrichting van een goed digitaal dossierbeheer, controles en werkafspraken. Je onderzoekt wensen, adviseert en ondersteunt klanten bij de inrichting van hun informatiehuishouding. Gaat er iets niet goed in het proces? Dan ga jij samen met de collega's van de afdeling en functioneel beheer zoeken naar de oplossing!

Verder ben jij verantwoordelijk voor de coördinatie, autorisatie en uitvoering van het overbrengen en vernietigen van zowel digitale als papieren dossiers. Je signaleert kansen en bedreigingen voor de digitale informatievoorzieningen en vertaalt deze naar praktische toepassingen en vertaal je wetgeving naar werkprocessen van de afdeling.

Wat ga je verder doen?

• Verantwoordelijk voor de vernietiging en overbrengen van papieren, digitale en hybride archieven;
• Adviseren op verschillende belangrijke onderwerpen zoals; wetgeving en zaaktypen, de omslag van fysiek naar digitaal werken en over archieffunctionaliteiten bij de aanschaf van systemen;
• Deelnemen aan organisatie brede projecten met betrekking tot het informatiebeheer;
• Meedenken over en schrijven van archiefbeleid en informatiebeheer;
• Inrichten en uitvoeren van kwaliteitscontroles en audits in het kader van het kwaliteitssysteem;
• Op de hoogte blijven van ontwikkelingen op gebied van DIV, archief en informatiemanagement.

Functie-eisen
Als geen ander kan je feitelijke informatie zowel mondeling als schriftelijk begrijpelijk en helder over brengen. De boodschap van goed informatiebeheer en de voordelen hiervan kan je op inspirerende wijze overbrengen. Je bent enthousiast, van vernieuwen en veranderen krijg je energie. Je bent in staat om collega's hierin mee te nemen. Je bouwt aan een duurzame klantrelatie, werkt zelfstandig en voelt je verantwoordelijk voor een goed resultaat.

Daarnaast beschik jij over:

• Afgeronde HBO opleiding op het gebied van archief- en informatiemanagement, bijvoorbeeld VVA. Of bereid deze te volgen;
• Minimaal 2 jaar ervaring binnen het vakgebied;
• Ervaring met het vernietigen en overbrengen van informatie en archief;
• Kennis van de Archiefwet, het Archiefbesluit, de Selectielijst, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Wet Open Overheid (WOO).

Arbeidsvoorwaarden
Gemeente Zaanstad is een fijne werkgever. Je gaat werken met toegewijde, enthousiaste collega's. Je hebt inhoudelijk zeer uitdagende en verantwoordelijke werkzaamheden én een geweldige werkplek.

Wat kun je verwachten?

• Een baan voor 32 uur per week;
• Een salaris tussen de €3.396 en €5.009 bruto per maand (schaal 10 o.b.v. 36 uur per week). Inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring. Inschaling in een aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden;
• Individueel Keuzebudget van 17,05% van je bruto jaarsalaris (opgebouwd uit o.a. vakantiegeld en eindejaarsuitkering);
• Wij werken flexibel: gedeeltelijk op ons spraakmakende Stadhuis in Zaandam en deels vanuit huis. Wij kennen een thuiswerkvergoeding van netto €3,-. Wij kennen een tegemoetkoming in reiskosten op basis van OV en de mogelijkheid om overige reiskosten fiscaal uit te ruilen.

Meer weten over onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk het overzicht op: www.werkenbij.zaanstad.nl/vacatures/arbeidsvoorwaarden



Meer informatie
Ben jij nieuwsgierig geworden naar de rol van Recordsmanager? Kom dan vrijblijvend kennis maken! Wij nemen graag de tijd voor je. Bel of app met Lisa Bos, Corporate Recruiter, via 06-58002278. Onder het genot van een (digitaal) kopje koffie vertellen we je graag in een oriënterend gesprek meer over de uitdagingen die er liggen.

Liever direct solliciteren? Ook dat is mogelijk. Gebruik daarvoor de sollicitatiebutton. Binnen 5 werkdagen geven wij jou een terugkoppeling.

Heb jij eerst nog inhoudelijke vragen? Neem dan contact op met Anita Singers (Afdelingshoofd DIV) via 06-50071679 of met Annemieke Adema (Archiefinspecteur) op 06-5007168.

Solliciteer