Contractbeheerder

Functie omschrijving

Functieomschrijving

Houd jij van nauwkeurig werken, het controleren en beoordelen van uitgevoerd werk en het zo efficiënt mogelijk plannen en organiseren van werkzaamheden? Ben je flexibel en wil je een bijdrage leveren aan een fijne werkomgeving voor de medewerkers van de gemeente Tilburg door ervoor te zorgen dat de leveranciers de juiste dienstverlening leveren tegen de juiste prijs? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

• Je bent contractbeheerder van facilitaire contracten variërend in complexiteit, aard en omvang. Hierbij moet je denken aan bijvoorbeeld meubilair, catering, signing, energie, verhuizen, schoonmaak en ICT gerelateerde producten;
• Als contractbeheerder zorg je er zelfstandig voor dat contractafspraken met externe partners gepland, nageleefd en uitgevoerd worden. Je coördineert en stemt af met externe partners en de contractmanager. Denk bijvoorbeeld aan het plannen en organiseren van de inzet van beveiliging, verhuis- en inrichtingsactiviteiten en operationeel overleg met externe partners;
• Je onderhoudt de contacten met contractpartners, maakt inkooporders, behandelt meldingen in Topdesk, controleert facturen, levert/herziet digitale gebruikersinformatie en verricht registraties en administratieve handelingen die voortvloeien uit de contracten zoals bijvoorbeeld de registratie van energieaansluitingen. Kortom: je stuurt op het naleven van afspraken, controleert de uitvoering van werkzaamheden en voert administratieve en organisatorische werkzaamheden uit;
• Daarnaast ondersteun je de contractmanagers en lever je een bijdrage tijdens aanbestedingsprocedures en in het opstellen van bedrijfsprocessen. Je voert tevens projectmatig werkzaamheden uit op het eigen vakgebied zoals interne verhuizingen, logistiek rondom de verkiezingen en het inrichten van nieuwe locaties binnen diverse facilitaire componenten.  

Hoe ziet je dag eruit?

In de ochtend start je met een fysieke afspraak in de nieuwe Stadswinkel, samen met het verhuisbedrijf stem je de planning van diverse verhuisbewegingen op die dag af. Je komt tot de conclusie dat er onvoorzien extra handelingen nodig zijn. Je stemt vervolgens af met de facilitair coördinator over de inzet van een huismeester.

Daarna heb je een projectgroep overleg via MS-teams over de aanbestedingsprocedure wasserij en hersteldiensten. Een van de contractmanagers is voorzitter van dit overleg en bespreekt het programma van eisen. Jij levert je input vanuit de praktijkervaringen van de afgelopen jaren.

Vervolgens voer je telefonisch een overleg met de contractpartner die de bureaustoelen wil gaan leveren.

Daarna lunch je samen met een paar collega’s in het Werkcafé. Na de lunchpauze check je je mail en behandel en registreer je de voortgang van meldingen die voor jou binnen zijn gekomen via ons meldingen systeem TOPdesk. Enkele acties zet je direct uit. Je maakt vervolgens diverse inkooporders voor de leveringen van bedrijfskleding en controleert diverse facturen op juistheid en volledigheid.

Later in de middag bereid je de dag van morgen voor. Het wordt een drukke dag met diverse leveranciers voor het inrichten van de nieuwe Stadswinkel.

Op het einde van de dag kijk je nog even op Intranet naar de laatste nieuwsberichten en in het Tilburgs Leerhuis schrijf je je in voor een korte cursus.

Wat breng je mee?

• Je hebt een afgeronde mbo-opleiding bij voorkeur in een facilitaire richting, aantoonbare ervaring met vergelijkbare werkzaamheden is een pré;
• Of heb jij onlangs je hbo-diploma behaald? Dan willen we je ook uitnodigen om te reageren;
• Je bent een regelaar, die houdt van het uitzoeken en controleren van zaken;
• Je communiceert makkelijk op verschillende niveaus, bent toegankelijk en gericht op het aangaan/ in stand houden van een goede relatie met contractpartners en collega's;
• Je hebt inhoudelijke en relevante kennis van aanbestedingen en contractvormen;
• Je hebt oog voor detail en bent administratief vaardig en accuraat;
• Flexibiliteit en servicegerichtheid vind je vanzelfsprekend, net als samenwerken;
• Je staat stevig in je schoenen, gaat keer op keer voor de beste service en houdt wel van een beetje werken onder druk.

Wat krijg je ervoor terug?

• We streven naar een werkomgeving waarin iedereen zich thuis voelt en zichzelf kan zijn. Een diversiteit aan ervaringen, achtergronden en talenten in teams voegt waarde toe aan onze organisatie en de stad Tilburg;
• De functie is ingeschaald in salarisschaal 8 met aanloopschaal 7. Op basis van een fulltime dienstverband is dit minimaal € 2.255 en maximaal € 3.732, -. Afhankelijk van jouw ervaring en huidige situatie doen we je een zo goed mogelijk voorstel binnen deze bandbreedte.

• Het betreft een structurele functie. In eerste instantie krijg je een arbeidsovereenkomst voor de duur 1 jaar aangeboden; 

• Een functie binnen één van de beste overheidsorganisaties van Nederland;
• Keuze uit verschillende trainingen in het Tilburgs Leerhuis waarmee je elke dag beter kan worden;
• Maatschappelijk relevant werk. Alles wat je doet heeft direct gevolg voor inwoners, medewerkers en partners van de gemeente Tilburg.
• Goede werk-privébalans; een fulltime dienstverband is maximaal 36 uur, gedeeltelijk thuiswerken is na de inwerkperiode vanzelfsprekend.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% wat je maandelijks opbouwt. Je bepaalt zelf hoe en wanneer je het budget besteedt.
• Reis je met openbaar vervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).

Vragen?

Solliciteer via de onderstaande button. Wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Ludo Keyzers, teammanager team Advies en Contracten, via tel nr. 013 549 5559 of met Esmee Westenberg, senior medewerker Advies en Contracten, via tel nr. 013 542 8299. Vragen over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar personeel@tilburg.nl onder vermelding van vacaturenummer: FAC23-05.

Solliciteer